Verwerkersovereenkomst

Concept, versie 25 oktober 2026

Concept – laat juridisch controleren. Deze tekst is een uitgangspunt en nog geen getekende overeenkomst. Vraag gerust de definitieve versie op via info@rostiqo.nl.

Deze overeenkomst hoort bij de afspraken tussen de organisatie die Rostiqo gebruikt (verwerkingsverantwoordelijke, hierna "klant") en Rostiqo (verwerker). Ze regelt hoe Rostiqo persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de klant, zoals de AVG voorschrijft (artikel 28).

1. Onderwerp

Rostiqo verwerkt persoonsgegevens alleen om de planningsapp te leveren: plannen van diensten, bijhouden van certificaten en keuringsdata, werkbonnen en uren, en wat de klant verder in de app vastlegt. De gegevens en doelen staan in de bijlage. Rostiqo gebruikt de gegevens niet voor eigen doelen.

2. Duur

De overeenkomst loopt zolang Rostiqo voor de klant gegevens verwerkt, en eindigt vanzelf als het gebruik van de app eindigt. Afspraken die naar hun aard doorlopen (zoals geheimhouding) blijven daarna gelden.

3. Instructies van de klant

Rostiqo verwerkt alleen op schriftelijke instructie van de klant. Het gebruik en de instellingen van de app gelden als instructie. Vindt Rostiqo een instructie in strijd met de wet, dan meldt Rostiqo dat direct.

4. Geheimhouding

Iedereen die namens Rostiqo toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht. Toegang is beperkt tot wat nodig is voor beheer, support en storingen.

5. Beveiliging

Rostiqo neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleutelde verbinding (https) voor alle verkeer;
• wachtwoorden alleen als hash opgeslagen, inlogcodes en -links eenmalig en kort geldig, maximaal vijf pogingen per code, beperking van inlogpogingen;
• toegang per rol, zodat gebruikers alleen zien wat bij hun rol past;
• database en configuratie niet van buitenaf bereikbaar;
• logboek van wijzigingen in de app;
• demo- en voorbeeldgegevens in aparte databases, los van echte gegevens;
• regelmatige back-ups en het bijhouden van updates.

6. Subverwerkers

De klant geeft toestemming voor de volgende subverwerkers:

Rostiqo legt subverwerkers minstens dezelfde verplichtingen op en meldt een nieuwe subverwerker vooraf. De klant kan daar met redenen bezwaar tegen maken. Koppelingen die de klant zelf aanzet (zoals Exact Online) vallen onder de afspraken tussen de klant en die partij.

7. Datalekken

Ontdekt Rostiqo een beveiligingsincident dat persoonsgegevens raakt, dan meldt Rostiqo dat zonder onnodige vertraging en binnen 48 uur aan de klant, met wat er bekend is: wat er gebeurd is, welke gegevens en hoeveel personen, de gevolgen en de genomen maatregelen. De klant beslist of het lek gemeld moet worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan betrokkenen.

8. Rechten van betrokkenen

Rostiqo helpt de klant bij verzoeken van betrokkenen om inzage, verbetering, verwijdering of overdracht. Krijgt Rostiqo zo'n verzoek rechtstreeks, dan stuurt Rostiqo het door naar de klant.

9. Controle (audit)

Rostiqo geeft de klant de informatie die nodig is om aan te tonen dat deze afspraken worden nagekomen. De klant mag een controle laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige, na redelijke aankondiging en hooguit eens per jaar, tenzij er een concrete aanleiding is. De kosten zijn voor de klant.

10. Einde van de overeenkomst

Na afloop levert Rostiqo de gegevens op verzoek terug in een gangbaar bestand (CSV of de database). Daarna verwijdert Rostiqo de gegevens binnen 30 dagen, ook uit back-ups zodra die volgens de normale cyclus verlopen, tenzij de wet bewaren verplicht.

11. Aansprakelijkheid

Voor aansprakelijkheid gelden de afspraken in de hoofdovereenkomst tussen klant en Rostiqo. Is daar niets geregeld, dan is de aansprakelijkheid van Rostiqo beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voor de schade aan Rostiqo heeft betaald, behalve bij opzet of grove nalatigheid.

12. Overig

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij tegenstrijdigheid gaat deze overeenkomst voor op de hoofdovereenkomst wat betreft de verwerking van persoonsgegevens.

Bijlage: gegevens en verwerkingen

Ondertekening

Klant: ………………………………   Naam en functie: ………………………………   Datum: ………………

Rostiqo: ………………………………   Naam en functie: ………………………………   Datum: ………………